施工管理の仕事は、現場に立つだけでなく書類仕事の量も多いのが現実です。

施工計画書、安全書類、日報、写真管理、工程表…種類が多いうえに締め切りもあるので、慣れないうちは書類に追われる毎日になりがちです😔

私も最初はそうでした。でも少しずつ工夫を重ねて、今では書類仕事の時間をかなり短縮できるようになっています。今回は、現場で実際に実践している書類仕事の効率化コツをまとめました。

①テンプレートを作って使い回す

書類仕事の効率化で一番効果があったのが、テンプレートの作成と使い回しです。

施工管理の書類は、毎回ゼロから作るものではなく、基本の形が決まっているものがほとんどです。安全書類なら記入項目はほぼ同じ、日報もフォーマットは共通。最初に丁寧なテンプレートを作っておけば、次からは必要な部分を書き換えるだけで済みます。

私はよく使う書類を全部テンプレート化してフォルダに保存しています。現場が変わっても、日付・現場名・担当者名を修正するだけで完成するので、作業時間が半分以下になりました📁

②写真整理はその日のうちに

施工管理では工事写真の管理も重要な仕事のひとつです。「後でまとめてやろう」と思いながら放置していると、どの写真がどの工程のものかわからなくなり、整理に膨大な時間がかかります。

私が実践しているのは、撮影したその日のうちにフォルダ分けすること。日付と工程名でフォルダを作り、その日撮った写真をすぐに振り分けます。

「今日の写真は今日のうちに」を習慣にしてから、写真整理で残業することがほぼなくなりました。撮影時に工程名をメモする習慣もつけると、さらにスムーズです📷

③スキマ時間を書類仕事に使う

現場の仕事は、待ち時間や移動時間が意外と多いものです。業者の到着を待っている時間、検査が終わるまでの時間、移動中など。このスキマ時間を書類仕事に充てるだけで、まとまった作業時間を確保せずに済むことがあります。

スマートフォンやタブレットで書類を確認・編集できる環境を整えておくと、スキマ時間を有効活用できます。私はクラウドでファイルを共有しているので、現場でも事務所でも同じファイルを触れるようにしています☁️

④書類の優先順位を毎朝確認する

書類仕事は「全部重要」に見えてしまいがちですが、実際には締め切りと重要度で優先順位が全然違います。

私は毎朝、その日に提出・完成させなければならない書類をリストアップするようにしています。今日締め切りのもの、今週中でいいもの、来週まで余裕があるものを分けて、今日やることを絞る。

全部を「急ぎ」にしてしまうと、結果的に何も進まなくなります。優先順位を決めてから動くだけで、一日の終わりの達成感が全然違います✅

⑤似た書類はまとめて作る

日報や週報など、定期的に発生する書類はまとめて作ると効率的です。毎日少しずつ作るより、週に一回まとめて作る時間を取った方が、集中できて質も上がります。

また、同じ現場で使う書類は一気に仕上げてしまうのもおすすめです。頭が同じ現場の情報を持っている状態でまとめて作業する方が、書き直しや確認のムダが少なくなります。

⑥デジタルツールを活用する

最近は施工管理向けのアプリやクラウドツールが増えています。写真管理、工程管理、書類共有など、手作業でやっていたことをツールに任せることで、大幅に時間を節約できます。

会社の方針にもよりますが、使えるツールがあれば積極的に活用することをおすすめします。最初に設定が必要でも、慣れれば手書きや手動管理よりずっと速くなります💻

まとめ

施工管理の書類仕事を効率化するポイントをまとめます。

テンプレートを作って使い回す、写真はその日のうちに整理する、スキマ時間を活用する、優先順位を毎朝確認する、似た書類はまとめて作る、デジタルツールを使う。どれも特別なことではありませんが、続けることで確実に時間が生まれます。

書類仕事は「減らす」ことはできませんが、「速くする」ことはできます。少しずつ自分のやり方を磨いて、現場に集中できる時間を増やしていきましょう💪